Die ersten Phasen eines E-Learning-Projekts sind gekennzeichnet von Analysen, grundlegenden Entscheidungen, Planungen und der Erstellung von Konzepten.
Da aber nichts so beständig ist wie der Wandel, seien Sie sich immer bewusst, dass es, auch bei einer noch so sorgfältigen Planung zu Fehleinschätzungen und / oder zu Entwicklungen im Projektverlauf kommen kann, die zu Beginn nicht absehbar waren. Ob sich ein Konzept wie geplant umsetzen lässt, stellt sich immer erst während der eigentlichen Implementierungs- und Umsetzungsphase heraus. So können sich ändernde Rahmenbedingungen, neue Anforderungen oder andere vorher nicht bekannte Hindernisse Einfluss auf den geplanten Projektverlauf haben und es muss entsprechend darauf reagiert werden.
Aus diesem Grund ist die Projektsteuerung die Hauptaufgabe des Projektleiters während des gesamten Projekts – besonders aber während der Implementierungs-phase. Dazu gehört die ständige Überprüfung der Planung mit der Realität.
Ist eine negative Abweichung vom Plan erkennbar, wird im Rahmen der Projektkontrolle festgestellt, warum es zu dieser Abweichung gekommen ist und welche Maßnahmen nun ergriffen werden müssen. Die Fähigkeit möglichst flexibel auf neue Konstellationen zu reagieren, ist daher eine wichtige Eigenschaft für den Leiter eines E-Learning-Projekts.
Um etwaige Probleme und Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern zu können ist es wichtig, dass der Projektleiter frühzeitig von Entwicklungen erfährt, die in irgendeiner Weise Einfluss auf das Projekt haben könnten.
Hierbei können die folgenden Empfehlungen aus der Praxis hilfreich sein:
- Regelmäßiger Austausch aller Teammitglieder zum Stand des Projekts. Diese Termine sollten in regelmäßigen Abständen erfolgen, beispielswiese immer Dienstag um 14 Uhr, und einer genau festgelegten, gleichbleibenden Struktur folgen (pro Arbeitspaket 5 Minuten Zeit).
- Aktualisieren Sie anschließend den Zeit-, Kosten-, bzw. Ressourcenplan und prüfen Sie eingehend die kritischen Meilensteine.
- Haben Sie ein offenes Ohr für das „soziale Umfeld“. Verändern sich Meinungen oder Aktivitäten auf positive oder negative Weise? Gibt es neue Einflüsse oder Meinungsmacher?
- Klare Vereinbarung mit allen Teammitglieder zu Beginn des Projekts, dass jeder mitverantwortlich ist für das Erreichen des gemeinsamen Ziels und jeder wichtige Entwicklungen so früh wie möglich der Projektleitung bzw. dem Team mitteilen sollte.
- Wichtige Entscheidungsträger, wie Schulleiter, das Kollegium, der Elternbeirat sowie der Schulträger werden in regelmäßigen Abständen über den Status des Projekts informiert. Erstellen Sie dazu am besten einen aktuellen Vergleich des geplanten und tatsächlichen Projektfortschritts. So können Sie die Entscheidungsträger bzw. wichtige Interessengruppen auf den Laufenden halten und so früh wie möglich Entwicklungen aufzeigen, welche entweder unerwünscht sind oder den Projekterfolg auf neue Weise fördern könnten.
- In bestimmten Abständen sollten Sie den Stakeholdern erreichte Meilensteine zeigen (z.B. grafisches Design ist fertig, Lernplattform ist verfügbar) und nach Feedback fragen.
- Nehmen Sie jedes Feedback über das Projekt erst einmal auf und überlegen Sie dann in Ruhe, welche Konsequenzen für das Projekt (Qualität, Zeit, Kosten) entstehen könnten, wenn das Feedback umgesetzt wird oder nicht.
- Machen Sie den Projektmitglieder und Stakeholdern immer wieder deutlich, dass Änderungen am Konzept selbstverständlich möglich sind, aber dies grundsätzlich immer ein Mehraufwand an Zeit und eventuell auch Kosten bedeutet. Laufende Änderungen während der Umsetzungsphase am Konzept etc. bergen immer das Risiko, dass man nicht zum geplanten Endzeitpunkt fertig ist. Viele weitere Tipps aus der Praxis für die Praxis erhalten Sie im MOOC „E-Learning-Projektmanagement an Schulen“ unter https://portal.eco-learning.eu
Ab Mitte April startet dann der neue MOOC E-learning Kurs am ECO Platform. Registrieren Sie sich jetzt! Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
